Tallinna Komeedi Lasteaed	
	
	KÄSKKIRI			

Tallinn	          15.aprill 	2016 nr 1-2/5 	

Tallinna Komeedi Lasteaia asjaajamiskord

	
Tallinna Linnavalitsuse 21. oktoobri 2015 määruse nr 38 „Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord“ § 6 lõike 2 alusel	

1.	Üldsätted
1.1	Tallinna Komeedi Lasteaia asjaajamiskorras (edaspidi kord) reguleeritakse Tallinna Komeedi Lasteaia   (edaspidi lasteaed) asjaajamisele esitatavad nõuded ja määratakse kindlaks asjaajamistoimingute teostajad.
1.2	lasteaia asjaajamises juhindutakse Tallinna linna asutuste ühtsest asjaajamiskorrast, lasteaia põhimäärusest ja teistest õigusaktidest ning Tallinna Haridusameti juhataja käskkirjadest.
1.3	lasteaia ajamisperiood on õppeaasta .
1.4	 lasteaia asjaajamine on üldjuhul elektrooniline.
1.5	 lasteaia asjaajamine tagab: 
1.5.1	lasteaia ülesannete täitmise ja otsuste vastuvõtmise täpse ja küllaldase dokumenteerimise vähemalt õigusaktidega ette nähtud ulatuses;
1.5.2	lasteaia efektiivse töö ning inimeste ladusa teenindamise;
1.5.3	dokumentide vastavuse õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuetele;
1.5.4	dokumentide kiire ringluse;
1.5.5	dokumentide lihtsa ja kiire leidmise ning juurdepääsu neile;
1.5.6	dokumentidele kehtestatud juurdepääsupiirangutest kinnipidamise; 
1.5.7	dokumentide tähtaegse täitmise ning kontrolli asjade lahendamise üle;
1.5.8	dokumentide ja nende tõestusväärtuse säilimise dokumentidele kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
1.6	Kui õigusaktid dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, e-posti või läbirääkimiste teel.
1.7	Asjaajamine ja dokumendihaldus tagavad asutustevahelise dokumendivahetuse ja dokumentide säilitamise selliselt, et oleks tagatud dokumendi autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus nende arhiivi üleandmiseni või hävitamiseni.
2.	Mõisted
2.1	Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
2.1.1	allkiri on digitaalne või omakäeline allkiri, mis märgib isiku seost dokumendiga;
2.1.2	asi on ühes küsimuses peetav kirjavahetus ja menetlustoimingud;
2.1.3	asjaajamine on dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise, menetlemise ja säilitamisega seotud tegevus;
2.1.4	dokumendiplank on kindla formaadiga paberileht või dokumendimall, millele on kantud koostatavate dokumentide püsielemendid;
2.1.5	dokumendiringlus on sissetulevate ja väljasaadetavate selgitustaotluste, märgukirjade, isiku avalduste, kirjade ja teabenõuete liikumine lasteaias nende saamise või koostamise hetkest kuni täitmise või väljasaatmiseni;
2.1.6	dokumendivahetuskeskus ehk DVK on infosüsteem, mis osutab keskset dokumendi- ja infovahetusteenust dokumendihaldussüsteemidele ja teistele dokumente käsitlevatele infosüsteemidele;
2.1.7	dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud lasteaia tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks;
2.1.8	dokumentide loetelu on lasteaia tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide liigitamiseks ja haldamiseks ning neile säilitustähtaja ning juurdepääsupiirangute määramiseks koostatud loetelu;
2.1.9	juurdepääs dokumendile on õigus ja võimalus tutvuda dokumendiga;
2.1.10	registreerimine on õigusaktides ette nähtud korras dokumendi faili ja metaandmete kandmine Eesti koolide haldamise infosüsteemi (edaspidi EKIS). 
2.1.11	säilitustähtaeg on aeg, mille jooksul dokument tuleb säilitada. Tähtaeg esitatakse tavaliselt aastates või alatisena;
2.1.12	toimik on asjaajamises sisu või liigi poolest kokkukuuluvate dokumentide kogum, mis tavaliselt piirdub ühe asjaajamisperioodiga.
3.	Töötajate vastutus ja pädevus
3.1	lasteaia asjaajamise korraldamise tagab asutuse juht.
3.2	lasteaia asjaajamist korraldab Helin Värtina 
3.3	 lasteaia töötaja vastutab oma tööülesannete piires dokumentide nõuetekohase loomise, menetlemise ja hoidmise eest, sh:
3.3.1	temale saabunud või tema poolt välja saadetud registreerimiskohustusliku dokumendi (sh lasteaia ülesannete täitmisega seotud e-kirja) registreerimise korraldamise eest;
3.3.2	juurdepääsu- ja kasuspiiranguga teabe ainult enda teada hoidmise ja teadmisvajadusest lähtuvalt selle edastamise eest teistele töötajatele ja isikutele. 
4.	Tallinna Komeedi Lasteaia sideandmed
4.1	lasteaia postiaadress on Tallinn 10122 Komeedi 3
4.2	 e-posti aadress:  komeedi@komeedila.edu.ee
4.3	 veebilehe aadress http://komeedila.edu.ee ja infotelefoni number 6620647;5234663.
5.	Tallinna Komeedi Lasteaia asjaajamises kasutatavad infosüsteemid
5.1	lasteaed  kasutab asjaajamises Eesti koolide haldamise infosüsteemi (edaspidi EKIS).
6.	Autentimine ja digitaalallkiri
6.1	Infosüsteemidesse võib dokumente sisestada ja neid seal luua ja menetlusmärkeid teha lasteaia töötaja, kellel on vastavad õigused ja kelle isikusamasus on tuvastatud (edaspidi autentimine).
6.2	Autentimine toimub vastavalt infosüsteemi põhimäärusele isikutunnistusele (ID-kaardile) kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi alusel või muu isiku digitaalset tuvastamist võimaldava vahendi abil või parooliga.
6.3	Isikutunnistusele kantud digitaalset tuvastamist võimaldava sertifikaadi abil saavad töötajad infosüsteemides dokumente digitaalselt allkirjastada.
7.	Dokumendiringlus
Käesoleva korra mõistes on sissetulevate kirjade,avalduste,märgukirjade,selgitustaotluste,teabenõuete,käskkirjade liikumine paberkandjal ja/ või EKIS registreerija, läbivaatajate ja täitjate vahel.
7.1	Dokumendi saabumise päeval kontrollitakse dokumentide terviklikkust ,allkirjade olemasolu,  märgitud lisade olemasolu ja adressaadi õigsust.
7.2	Dokument kantakse saabumise päeval dokumendi registrisse, kontrollitakse, ega sama dokument ei ole juba registreeritud. Paberkandjal saabunud dokument skaneeritakse ja kantakse esilehele saabumismärge, lisatakse fail EKIS-esse, registreeritakse dokument ning suunatakse vajadusel töötajale teadmiseks ja täitmiseks.
7.3	Vastamist vajavatele dokumentidele koostatakse ettenähtud tähtaja jooksul vastusdokument.

8.	Dokumentide vormistamine
8.1	Dokument vormistatakse üldjuhul elektrooniliselt. Dokument vormistatakse paberil, kui:
8.1.1	asjaomane nõue on sätestatud õigusaktis;
8.1.2	adressaadi elektronposti aadress ei ole teada või adressaat soovib paberdokumenti;
8.1.3	see tuleneb heast tavast.
8.2	Dokumentidele esitatavad üldnõuded:
8.2.1	lasteaia dokumendid tuleb koostada ja vormistada õigusaktide ja standardite nõuete kohaselt;
8.2.2	dokumendi tekst peab olema täpne ja lühike, vastama eesti kirjakeele normile, olema stiililt korrektne ja üheselt arusaadav;
8.2.3	üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat;
8.2.4	kõik dokumentide ja nende menetlemise kohta tehtavad lisamärked peavad olema seotud dokumendi ja selle osadega nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus.
9.	Dokumendiplangid
9.1	  lon järgmised dokumendiplangid:
9.1.1	üldplank;
9.1.2	kirjaplank;.
9.2	dokumendiplankide kasutamise, hoidmise ja säilitamise eest vastutab   Helin Värtina .
9.3	dokumendiplangile vormistatakse üldjuhul:
9.3.1	kiri;
9.3.2	protokoll või akt;
9.3.3	õigusakt;
9.3.4 muu dokument 
9.3.4	Dokumentide elemendid
9.4	Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
9.4.1	autor – dokumendi väljaandja ametlik  nimetus nimetavas käändes;
9.4.2	kuupäev;
9.4.3	tekst;
9.4.4	allkirjastaja(d) – allkiri, nimi ja ametinimetus.
9.5	digitaaldokument võib olla allkirjastamata, kui see on Postipoissi või mõnda teise infosüsteemi sisestatud või seal loodud käesoleva korra punktide  kohaselt.
9.6	dokumendiliigist tulenevalt kasutatakse lisaks punktis 10.1 loetletud elementidele järgmisi elemente:
9.6.1	aadress;
9.6.2	adressaat;
9.6.3	kasutusmärge;
9.6.4	kontaktandmed;
9.6.5	koostaja;
9.6.6	lisaadressaat;
9.6.7	lisamärge;
9.6.8	pealkiri;
9.6.9	seosviit;
9.6.10	viit;
9.6.11	muud dokumendi elemendid.
10.	Dokumendi kuupäeva ja kellaaja märkimine
10.1	Dokumendi kuupäev on:
10.1.1	õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;
10.1.2	protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu kuupäev;
10.1.3	lepingu allkirjastamise kuupäev;
10.1.4	väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
10.1.5	dokumendi registreerimise kuupäev, kui dokumenti ei allkirjastata;
10.1.6	saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja registreerimise kuupäev;
10.1.7	muu dokumendi menetlemise toiminguid kajastav kuupäev.
10.2	dokumendiplangil tuleb kuupäeva märkimisel kasutada kindlaks määratud vormingut. Õigusaktides ja välisriikides peetavas kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.
10.2.1	Vajaduse korral märgitakse dokumendile lisaks kuupäevale ka kellaaeg.
10.2.2	Kui digitaalselt allkirjastatud dokument hakkab kehtima allkirja andmise hetkel, siis ei märgita dokumendi päisesse kuupäeva.
11.	Dokumendi adresseerimine
11.1	Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset adresseerimist.
11.2	Kui dokumendil on palju adressaate, võib need üldistada. Seda on lubatud teha juhul, kui dokument on suunatud üheliigilistele asutustele või inimrühmale.
11.3	Dokumendi adressaatide hulgas nimetatakse võimaluse korral dokumendi põhiadressaat ja lisaadressaadid.
12.	Dokumendi registreerimise kohustus
12.1	Lasteaed registreerib kõik ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid, olenemata dokumendi loomise, saamise või saatmise viisist ja teabekandjast.
12.2	Dokument on registreeritud, kui sellele on antud viit ja selle kohta on EKIS-esse kantud antud dokumendiliigi puhul nõutavad identifitseerimist võimaldavad andmed.
12.3	Registreerida tuleb järgmised dokumendid:
12.3.1	lasteaias koostatud ja allkirjastatud käskkirjad;
12.3.2	lasteaias koostatud protokollid ja aktid;
12.3.3	lepingud;
12.3.4	saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, avaldused, taotlused, märgukirjad, teabenõuded jm);
12.3.5	 suulised teabenõuded, mida ei täideta viivitamata;
muu lasteaias registreeritav dokument ;
12.3.6	muu dokument, mille registreerimise kohustus tuleneb õigusaktidest või käesolevast asjaajamiskorrast.
12.4	Dokumente registreerivad järgmised töötajad:
12.4.1	Helin Värtina .
13.	Dokumentide registreerimise kord
Saabunud paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse templiga saabumismärge, mis sisaldab asutuse nimetust, saabumise kuupäeva ja viita ning vajaduse korral juurdepääsupiirangut.
14.	Viit
14.1	Dokumendile registreerimisel märgitav viit koosneb sarja tähisest lasteaia  dokumentide loetelu järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi ning vajaduse korral dokumenti individualiseerivast numbrist.
14.2	Sama teemat korduvalt käsitlev dokument (nt algatus- ja vastuskiri) registreeritakse üldjuhul ühe järjekorranumbriga, millele lisatakse dokumenti individualiseeriv number.
14.3	Üldjuhul algab registreeritavate dokumentide numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.
14.4	Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.
14.5	Sarja tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga.
14.6	Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (viidete) süsteem on kindlaks määratud lasteaia dokumentide loetelus.
15.	Toimingud enne dokumendi registreerimist
15.1	Enne dokumendi registreerimist kontrollib dokumendi registreerija dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu (allkirja faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja), dokumendis märgitud lisade olemasolu ning adressaadi õigsust.
15.2	Isiklikud ja valele adressaadile või dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele adressaadile neid lasteaias registreerimata.
15.3	Kui asja lahendamine ei kuulu lasteaia pädevusse, edastatakse avaldus, taotlus, märgukiri või teabenõue vastavalt kuuluvusele, teatades sellest saatjale kirjalikult viie tööpäeva jooksul.
15.4	Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis teatatakse sellest saatjale viie tööpäeva jooksul tema avaldust (taotlust) või märgukirja kohtule edastamata.
15.5	Dokumendi, mis ei vasta punktis 16.1 sätestatud nõuetele, võib registreerida, kui see sisaldab olulist teavet.
16.	Dokumendi registreerimise tähtaeg
16.1	Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.
16.2	Kui dokumendil on märge „KIIRE”, siis see registreeritakse ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.
17.	Dokumendi kohta infosüsteemi kantavad andmed
17.1	Iga dokument registreeritakse üks kord. Ühes asutuses registreeritud dokumenti ei registreerita uuesti teises asutuses.
17.2	Dokumendi kohta kantakse EKIS-esse antud dokumendiliigi puhul nõutavad andmed.
17.3	Failide lisamisel infosüsteemi ei ole lubatud kasutada CDOC-vormingut ehk salvestada faili ID-kaardiga krüptitud kujul. 
17.4	Elektrooniline dokument tuleb EKIS-esse salvestada muutmata kujul. Paberdokument tuleb EKIS-esse lisada skaneeritult.
18.	Dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise nõue
18.1	Lasteaia dokumendid on üldjuhul avalikud ja avalikustatakse EKIS-e kaudu lasteaia kodulehel.
18.2	Seaduses sätestatud juhul kehtestatakse dokumendile või selle osale juurdepääsupiirang. Juurdepääsupiiranguga dokumendisarjad määratakse kindlaks lasteaia dokumentide loetelus.
18.3	Kui dokument ei kuulu juurdepääsupiiranguga dokumendisarja, kuid sisaldab teavet, millele juurdepääsu tuleb seaduse alusel piirata, tuleb juurdepääsupiirang kehtestada eraldi.
18.4	Dokumendile või dokumendisarjale juurdepääsupiirangu kehtestamisel märgitakse EKIS-es ja paberdokumendi esilehele juurdepääsupiirangu aluseks olev seadusesäte ja piirangu kehtivuse tähtaeg.
18.5	Juurdepääsupiiranguga dokumendi või dokumendisarjaga võib tutvuda töötaja, kellele see on vajalik tööülesannete täitmiseks.
18.6	Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse märge „ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS“ või lühend AK, märkele lisatakse viide asjakohasele õigusakti sättele, juurdepääsupiirangu vormistamise kuupäev ja lõpptähtpäev.
18.7	Juurdepääsupiiranguga elektroonilistele dokumentidele seatakse juurdepääsupiirang EKIS-e tehniliste võimalustega.
19.	Tähtajad
19.1	Vastamistähtajad on järgmised:
19.1.1	saabunud kiri ja avaldus – 30 kalendripäeva;
19.1.2	 märgukiri ja selgitustaotlus – 30 kalendripäeva;
19.1.3	teabenõue – 5 tööpäeva.
19.2	Asi lahendatakse viivitamata, arvestades õigusaktides ette nähtud tähtaegu.
19.3	Mõjuval põhjusel võib asja lahendamise tähtaega õigusaktides ette nähtud korras ja tingimustel pikendada. 
19.4	Tähtaja pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale enne tähtaja saabumist.
19.5	Dokumentide läbivaatamise ja asja lahendamise tähtaegu arvestatakse dokumendi saabumisele järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
20.	Dokumendi kooskõlastamise kord
20.1	Kooskõlastamisele minevad dokumendid edastatakse DVK kaudu allkirjastusringile (määratud Haridusameti poolt).
Dokumendi kooskõlastamine asutusesiseselt toimub altpoolt ülespoole (esimesena viseerib dokumendi selle koostaja ning seejärel allkirjastab direktor).
21.	Dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
21.1	Digitaaldokument allkirjastatakse digitaalselt ühes eksemplaris. 
21.2	   Paberdokumendi puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, nimetades dokumendis nende arvu ja jaotuse. Paberdokumendi eksemplaride identsuse eest vastutab allkirjastaja.
21.3	   Koopiatele ja ärakirjad märgistatakse lasteaia templi ja juhi allkirjaga. .
22.	Dokumentide teatavakstegemine ja kättetoimetamine
22.1	Kui õigusaktide kohaselt tuleb dokument kellelegi teatavaks teha või kätte toimetada, on dokumendi koostaja kohustus tagada selle nõude kiire ja tulemuslik täitmine.
22.2	Lasteaed vahetab Tallinna Haridusametiga dokumente dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu.
23.	Asja lahendatuks lugemine
23.1	Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on õigusaktidega ette nähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud ja vastus või teade on EKIS-es registreeritud.
23.2	Asi loetakse lahendatuks või dokument tähtaegselt vastatuks, kui:
23.2.1	vastus on sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
23.2.2	dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule teatatud;
23.2.3	on sooritatud muud õigusaktides ette nähtud toimingud. Kui õigusaktide kohaselt ei ole vaja asja lahendamiseks koostada eraldi dokumenti, siis tehakse EKIS-es algatusdokumendi väljale „Sisu” täitmismärge, näidates, kes, millal ja kuidas asja lahendas.
24.	Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord
24.1	Digitaaldokumente säilitatakse EKIS-e infosüsteemis.
24.2	Paberdokumendid koondatakse toimikutesse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse algatuskiri koos vastuskirjade ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud, arvamused jms).
24.3	Toimiku seljale ja/või kaanele märgitakse dokumentide loetelus dokumendisarjale antud tähis ja nimetus ning asjaajamisaasta number. Dokumendid järjestatakse toimikus kronoloogiliselt, nii et need käsitlevad asja terviklikult ja toimiku lõpetab asjas viimasena koostatud või saadud dokument.
24.4	Dokumentide hävitamisel lähtutakse arhiivieeskirjast.
25.	Asjaajamise üleandmine ja ülevõtmine
25.1	Asjaajamise üleandmise kohustus
25.1.1	Töösuhte lõppemise või peatumise korral annab töötaja asjaajamise üle selle vastuvõtjaks määratud töötajale töölt lahkumise päevaks.
25.1.2	Asjaajamise üleandmine vormistatakse asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise aktiga juhul, kui seda nõuab lasteaia direktor, üleandja või vastuvõtja. 
25.1.3	Lasteaia tegevuse lõpetamise või ümberkorraldamise korral antakse asjaajamine üle õigusaktide kohaselt.
25.2	Asjaajamise üleandmise kord
25.2.1	Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama:
25.2.1.1	täitmisel olevate lepingute loetelu;
25.2.1.2	kehtivate lepingute loetelu;
25.2.1.3	lahendamisel olevate ülesannete ja asjaomaste dokumentide loetelu;
25.2.1.4	üleantavate üksikdokumentide ja toimikute loetelu.
25.3	Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti vorminõuded
25.3.1	Akti märgitakse lasteaia  määratud, asjaajamise üleandmise juures viibivate töötajate nimed ja ametikoha nimetused ning akti eksemplaride arv ja jaotus.
25.3.2	Akti allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja lasteaia direktori  määratud töötajad, kes viibivad asjaajamise üleandmise juures. Akti kinnitab asutuse juht.
25.3.3	Akt registreeritakse EKIS-es.
25.4	Mittenõustumine akti sisuga
25.4.1	Kui üks pool ei ole asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus, mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.

	
allkirjastatud digitaalselt)	
direktor Helin Värtina